LA OFICINA ¿VOLVERÁ A SER LO QUE ERA? (Flexibilidad, compromiso, pertenencia)

Seguimos analizando algunos artículos muy interesantes aportados en la prensa recientemente, para aportar nuestra visión sobre estos temas, plenamente contingentes.

Nuevamente en El Mercurio se publicó un artículo de la Dra. Alexandra Samuel en The Wall Street Journal, que hacía referencia a las “cinco cosas a las que todo empleado tiene que acceder en un lugar de trabajo híbrido”.

Demás está decir la importancia que ha cobrado la modalidad híbrida de trabajo (parcialmente ejecutada presencialmente en el recinto de la empresa y parcialmente desde el hogar).

El artículo plantea que los empleados han ido valorando cada vez más la flexibilidad que trae el poder trabajar a distancia. Sólo que una flexibilidad sin límites tiene el potencial de transformarse muy rápidamente en caos.

Para evitar lo anterior, continúa el artículo, es central que los equipos de trabajo se pongan de acuerdo en ciertas reglas básicas. Éstas deben responder a cinco preguntas:

1. ¿Cuándo trabajarán juntos (estarán disponibles para reuniones y conversaciones)?

2. ¿Qué justifica una reunión y cómo funcionarán?

3. ¿Cómo compartirán el espacio (cuando estén en modalidad presencial)?

4. ¿Cómo se mantendrán en contacto (cuando estén en modalidad remota)?

5. ¿Qué es una “emergencia” (que justifique una excepción a las reglas previamente establecidas)?

Sin duda, todas éstas son preguntas muy relevantes. Nos vamos a centrar en una de ellas, en esta oportunidad, la segunda. Y ello, porque creo que estarán de acuerdo con nosotros que en nuestras organizaciones ya antes de la pandemia adolecíamos de “reunionitis aguditis”.

Si ya era un problema antes de empezar a trabajar remoto, y muchos sentían que se les iba el día en reuniones, no siempre muy productivas, tener que estar conectados a la pantalla para reuniones durante todo el día claramente ha generado un mayor desgaste emocional.

Al respecto, queremos proponer nuestras propias preguntas, para la reflexión de ustedes antes de convocar a una reunión:

a. ¿Cuál es el objetivo que se desea lograr con la reunión?

b. ¿Es necesario tener una reunión para ese objetivo? ¿O se puede lograr con una breve llamada telefónica, con un correo informando o explicando, o con una revisión de información en un sistema (ejemplos en que no se necesitaría una reunión)?

c. Suponiendo que la reunión sea necesaria, ¿quiénes deben participar de ella, porque tienen algo que aportar a su objetivo? Este es un punto muy relevante. ¿Cuántas veces no han tenido la sensación de estar en una reunión donde no era necesario estar?

d. ¿Cuál es el mejor momento para convocar a la reunión? Esto implica tomar en consideración las agendas de todos los involucrados y no tan sólo los intereses de la persona organizadora de la reunión. Esto se llama RESPETO y EMPATÍA.

Luego de definir que la reunión es necesaria, que se ha convocado sólo a quienes es imprescindible que estén y que se ha buscado el mejor momento, viene la segunda parte, que es cómo lograr que la reunión sea precisa, concisa y – sobre todo – efectiva, para que los participantes sientan que fue un buen uso de su tiempo.

Al respecto, algunas sugerencias iniciales:

• Informe previamente el objetivo de la reunión y la información que cada quien deberá traer preparada; así no se pierde tiempo durante la reunión en generar los datos.
• Empiece puntual; no sólo es una señal, nuevamente, de RESPETO hacia el tiempo de todos, sino que permite optimizar la duración de la reunión. Por ejemplo, se evita tener que explicar todo lo ya discutido al que llega atrasado o que éste vuelva a discutir temas ya zanjados o acordados.
• Para generar el hábito de la puntualidad y de llegar preparados a la reunión, sea estricto(a) respecto de este cumplimiento. No se admite la asistencia pasados los primeros 5 minutos de la reunión, quien no llegue preparado(a) queda excluido(a) de la reunión, son ejemplos de cómo generar ese hábito.
• Si la reunión es informativa o de coordinación, no permita que se transforme en deliberativa. Manténgase apegado(a) al propósito de la reunión.
• Asigne tiempos a cada parte de la reunión y aténgase a ellos. Si surgen otros temas relevantes, pero que no están dentro del foco de la reunión, programen otra posterior.
• Lleven un acta de la reunión (una planilla Excel bastará) con temas, acuerdos, tareas, responsables y plazos, a distribuir posteriormente entre los asistentes.

Si empezamos a implementar estas medidas, no sólo habrá cambiado la oficina en lo físico, sino que – más importante aún – en la experiencia de trabajo en ella.

Existen más cosas que se pueden hacer para generar menos y mejores reuniones. Si les interesan, conversemos. O escríbannos a conversemos@acordevalor.com.