Un Regalo de Cara al Nuevo Año: Confianza Organizacional

Acabamos de pasar esa época del año en que nos enfocamos en hacer regalos. No sólo para los más pequeños de la casa, sino que lo hemos extendido a los mayores también. Incluso le regalamos a algunos colaboradores clave (los conserjes del edificio, el repartidor de diarios, la asesora del hogar, el “casero” de la feria, etc.).

Es también una ápoca en que tanto las personas como las organizaciones hacemos balances de lo que fue el año que termina, buscando felicitar (y felicitarnos) por los logros y sacar lecciones de los aprendizajes (muchas veces duros) que hemos tenido durante el año. En algunos casos vamos más allá y “quemamos” un papel donde están todas las malas experiencias, para “exorcizarlas” de nuestras vidas (olvidando de paso el aprendizaje escondido dentro de ellas).

Y por último, y sobre todo en los días finales del calendario, establecemos una lista de deseos y propósitos. Incluso recurrimos en ocasiones a apoyos visuales como “visión boards” (mapas o tableros de visualización) para expresar nuestros deseos y sueños, esperando que verlos todos los días lleve a que se materialicen.

Todo esto está bien, no decimos lo contrario. Hay, sin embargo, dos dichos que queremos recordar en este contexto: “Ayúdate, que te ayudaré” y “Sé el cambio que quieres ver en el mundo”. Sería muy bueno complementar lo anterior con objetivos (y no sólo deseos, intenciones y sueños), con planes de acción (y no sólo visión boards), y con iniciativas concretas de cambio en lo personal y organizacional, según corresponda (y no sólo ritos).

Veamos un ejemplo muy concreto:

Imaginemos que una intención o deseo de ustedes sea poder trabajar menos y lograr los mismos y mejores resultados, tanto en el plano personal como de la organización en la que trabaja. ¿Y quién no querría eso, pensarán ustedes? Lo interesante de este ejercicio es que se puede lograr. Vayamos paso a paso.

Primer paso: transformemos ese deseo en un objetivo concreto. “Lograr y sostener durante el año 2023 que todos en la empresa trabajen estrictamente dentro del horario laboral (incluso supongamos que fueran las 40 horas semanales) y que los resultados financieros, comerciales, operacionales y de gestión de personas sean a lo menos iguales a nuestro mejor año.” Es claramente un objetivo SMART (específico, medible, alcanzable, relevante y temporal).

Segundo paso: establezcamos un plan de acción para lograr este objetivo. ¿Cómo puede lograrse algo así?

Evidentemente, hay muchas formas de hacerlo. Y sería muy largo entrar en todas las alternativas. Ese es un ejercicio que les dejamos a ustedes. Sería interesante para nosotros poder leer sus propuestas.

Nosotros queremos proponerle una forma, que nuestra experiencia nos ha demostrado una y otra vez que es, si no la más efectiva y eficiente, una de las que más se acerca a ello.

EMPODERAR Y CONFIAR.

Cuando uno analiza en qué se pierde mucho tiempo cada día, uno se encuentra con las siguientes actividades, a modo de ejemplo:

• Reuniones en las que participan muchas personas que no necesitan estar ahí, pero se les convoca “por si acaso” o “para que no sientan que se les dejó fuera”.
• Generación de muchos informes, muy parecidos unos a otros, pero para diferentes usuarios y muchas veces con una cantidad de detalles que no parecen ser necesarios (y que de hecho el usuario luego no lee, pero que lo quiere tener ahí, “por si acaso”).
• Control del trabajo o actividad, entrando en el detalle operativo específico, más que en los resultados, obligando al ejecutante en la práctica a repetir lo realizado (verbalmente) y posteriormente, si a la persona que controla no le parece la forma (aunque el resultado esté), rehacer el trabajo.
• Microplanificación de las acciones en equipo, refiriéndonos a esas situaciones en que el jefe revisa con su equipo cada detalle de lo que se va a hacer, ocupando mucho tiempo en la programación, para luego encontrarse con la realidad que “si quieres hacer reír a Dios, cuéntale tus planes”.
• Aceptar (gozosamente) la delegación inversa, cayendo en la trampa de “Jefe, tenemos un problema”, donde entonces entramos a resolver ese problema o a hacer la tarea en lugar del colaborador: metemos manos en la máquina para repararla, llamamos al cliente para resolver su queja, tomamos la decisión respecto del conflicto entre dos trabajadores, etc.
• “Disparen, fuego, apunten”, que no es otra cosa que la actitud “bomberil” de ir a apagar los “incendios” (que se producen casi a diario), en vez de darse tiempo para prevenir y para planificar las acciones con un sentido de prioridad y de importancia (no de urgencia), “total, en el camino vamos arreglando la carga”.
• Permitir las interrupciones, para no generar la imagen que no tenemos políticas de puertas abiertas con las personas, y luego teniendo que dedicar mucho tiempo a “retomar desde donde había dejado” aquello que estábamos haciendo antes que nos interrumpieran.

¿Suena familiar?

Seguramente hay más actividades consumidoras de tiempo y que no permiten ser más efectivos dentro de la jornada normal de trabajo. Y se genera esa “sensación de Hamster”: corremos todo el día, hacemos mil cosas, pero no avanzamos. Y por lo tanto, debemos trabajar tiempo extra para poder hacer lo importante cuando ya “nadie nos moleste”.

PERO…

…¿qué pasaría si simplemente partiéramos de la base que cada persona que ocupa un puesto en la organización está ahí porque es experto en algo específico?

¿Y si dejamos que despliegue esa capacidad experta, sólo “rayándole la cancha”, pero sobre todo le explicamos bien qué necesitamos, pero sobre todo PARA QUÉ lo necesitamos?

Como decía el Gato de Cheshire en Alicia en el País de las Maravillas, si no tienes claro adónde vas, cualquier camino te sirve. Si no damos la dirección (no la mera instrucción) con claridad, luego no nos quejemos que las personas parten en otra dirección.

¿Y si no hemos escogido bien, o hemos escogido lo que podíamos contratar, qué pasaría si le enseñamos cómo hacerlo bien y luego lo dejamos actuar?

Como cuando a un niño le enseñas a andar en bicicleta: en algún momento deberás dejarlo andar sólo y sin las rueditas de soporte.

¿Y si lo involucramos en el propósito y sentido de todo lo que está haciendo, le mostramos cómo lo que hace impacta al cliente (y por ende a la empresa y a él/ella mism@)?

Como lo hiciera años atrás una empresa metalmecánica chilena, logrando incrementos de más de 20% en un año.

¿Y si, con esa capacidad experta desarrollada (ese empoderamiento, que no es sino eso lo que habrán hecho en los pasos anteriores), le permitimos que tome decisiones en el ámbito que le compete, que resuelva los problemas de su nivel, y que sólo controlemos por excepción?

¿Y si, además de todo lo anterior, en lugar de exigirles interminables reportes, invertimos en un buen sistema informático, que capture los datos en origen que esa persona generará, y dejamos que sea ese sistema quien entregue la información requerida (que además previamente se ha acotado a lo verdaderamente esencial)

Todo lo anteriormente descrito requiere de un acto previo, sin el cual nada de esto funciona: CONFIAR.

Confiar en las personas, sus capacidades, sus intenciones y su creatividad.

Si revisan todos los estudios sobre el impacto en resultados en las organizaciones donde reina la confianza, y se la compara con aquellas donde no es así, se reitera una y otra vez que las primeras tienen mayor productividad, mayores tasas de atracción y retención de talentos, mejor clima organizacional, y mejores resultados financieros y comerciales.

Y, por su fuera poco, todos podrán dormir mucho más tranquilos y disfrutar tanto del tiempo en el trabajo como del tiempo con la familia y la vida personal.

Por eso, CONFIAR ES EL MEJOR REGALO ORGANIZACIONAL que se pueden hacer en este año que empieza.